Buchhaltung für Selbständige: So bringen Sie Ordnung in Ihre Finanzen

Buchhaltung – die Basis muss stimmen

Die meisten Freelancer:innen und Selbständige empfinden Buchhaltung als leidiges Thema, auf das sie bei Ihrer Tätigkeit gut verzichten könnten. Doch Grundkenntnisse in diesem Bereich sind eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Existenzgründung – schliesslich benötigen Sie eine gute Kenntnis über Ihre Finanzen, wenn Sie sinnvoll wirtschaften wollen. Doch warum tun sich Viele mit den Bereichen Finanzen und Buchhaltung so schwer? Simone Althier, Wirtschaftsmathematikerin und geprüfte Bilanzbuchhalterin sieht vor allem einen Punkt, der den Zugang zu diesen wichtigen Themen erschweren:

„Viele Freelancer:innen und Selbständige wollen sich natürlich vorrangig auf Ihr Business konzentrieren und sind von Dingen wie Steuern, Finanzen und Buchhaltung oft etwas abgeschreckt. Wenn jemand ohnehin kein Zahlenmensch ist, besteht eine grosse Hemmschwelle, sich mit diesen Vorgaben und Gesetzen zu beschäftigen.“

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein Business führen, sind Sie dazu verpflichtet, jährlich eine Gewinnermittlung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung vorzulegen. Um dieser Vorgabe nachzukommen, sollten Sie alle Rechnungen und Belege, die im Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Aktivität stehen, aufbewahren und ordentlich archivieren. Tun Sie das am besten regelmässig und werden Sie dabei nicht nachlässig – sonst müssen Sie im schlimmsten Fall alles mühsam zusammensuchen, wenn die nächste Steuererklärung fällig ist.

Sie sehen: Eine korrekte Buchhaltung ist wichtig, um die Übersicht über Ihre Finanzen zu behalten und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Die unterscheiden sich jedoch abhängig von Ihrem Status. Denn für grössere Unternehmen gilt die sogenannte doppelte Buchführung, während das Obligationenrecht bei kleineren Betrieben eine Ausnahme macht und die einfache Buchführung vollkommen ausreicht.

Grundsätzliche Anforderungen an die Buchführung

Der Gesetzgeber ermöglicht verschiedene Buchführungssysteme, die wir im Laufe des Artikels detaillierter betrachten werden. Doch welches System Sie auch wählen, es gibt einige grundlegende Buchhaltungsprinzipien nach Art. 957a OR, die Sie unbedingt befolgen sollten:

• Nachvollziehbarkeit:
  Sollte die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) Ihr Unternehmen einer Betriebsprüfung unterziehen wollen, muss die/der zuständige Betriebsprüfer:in sämtliche Buchungen und Geschäftsvorfälle nachvollziehen können. Dementsprechend haben Sie Belege bis zu zehn Jahre aufzubewahren.
• Nachprüfbarkeit:
  Ihre Buchführung muss klar und übersichtlich sein, damit Sie und die Behörden sie jederzeit ohne Probleme nachvollziehen können.
• Vollständigkeit:
  Sie dürfen keine Belege oder Geschäftsvorfälle unterschlagen. Halten Sie sich am besten an den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden.
• Unveränderbarkeit:
  Sie dürfen Belege und Buchungen nicht einfach im Nachhinein verändern und sind verpflichtet, Ihre Bücher wahrheitsgemäss zu führen.
• Währung:
  Ihre Buchhaltung erfolgt in der Landeswährung beziehungsweise in der Währung, mit der Ihr Unternehmen hauptsächlich arbeitet.
• Form:
  Sie führen Ihre Bücher entweder schriftlich oder elektronisch in einer der Landessprachen.

Abgesehen von diesen Grundsätzen empfiehlt Simone Althier für einen ersten erfolgreichen Kontakt mit dem Thema Buchhaltung Folgendes:

„Holen Sie sich Unterstützung – wenigstens am Anfang. Wie die konkret aussieht, kann abhängig von Ihren schon vorhandenen Kenntnissen variieren. Dennoch ist es gerade zu Beginn wichtig, dass Ihnen jemand die Arbeit nicht einfach nur abnimmt, sondern Ihnen auch einen Überblick darüber verschafft, wie das Thema Buchhaltung funktioniert, die notwendigen Korrekturen vornimmt und wichtige Tipps gibt. So haben Sie auch jederzeit eine:n Ansprechpartner:in für Fragen.“

Nachdem Sie nun mit den Grundsätzen einer ordnungsgemässen Buchführung vertraut sind, betrachten wir die verschiedenen Buchhaltungssysteme genauer.

Einfache Buchführung

Die einfache Buchführung soll bestimmten Gruppen wie zum Beispiel Einzelunternehmer:innen das Thema Buchführung ein wenig erleichtern. Dabei müssen Sie die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres in einer Milchbüechlirechnung dokumentieren und Angaben zur Vermögenslage Ihres Unternehmens machen.

Die Milchbüechlirechnung kann relativ formlos erstellt werden, etwa in einer Excel-Tabelle. Sie muss lediglich alle geschäftlichen Vorgänge übersichtlich abbilden sowie Einnahmen und Ausgaben aufführen. Auf diese Weise erhalten Sie den Gewinn oder Verlust eines Jahres.

Ob diese Art der Buchführung für Ihr Business in Frage kommt, hängt weniger von Ihrer Unternehmensform, als von der wirtschaftlichen Grösse Ihres Business ab (es sei denn, Sie haben als Unternehmensform die GmbH oder AG gewählt – dann gilt stets die doppelte Buchführung):

• Einzelfirma mit weniger als CHF 100'000 pro Jahr
  In diesem Fall entfällt auch die Abrechnung der Mehrwertsteuer.
• Einzelfirma mit einem Umsatz zwischen CHF 100'000 und CHF 500'000
  In diesem Fall sind Sie allerdings mehrwertsteuerpflichtig.

Diese Art der Buchführung bietet Ihnen einige Vorteile:

• Sie ist weniger komplex, da Sie lediglich Einnahmen und Ausgaben angeben müssen.
• Sie sparen Geld, denn die Erstellung ist auch ohne Steuerberater:innen möglich.
• Ausserdem kommt Ihnen das Zufluss-Abfluss-Prinzip zugute: Denn im Rahmen der einfachen Buchführung haben Ihre Einnahmen erst steuerliche Konsequenzen, wenn Sie Ihrem Unternehmen in Form von Geld auf Ihrem Konto zugegangen sind – vorher müssen Sie Gewinne nicht versteuern.

Simone Althier findet die einfache Buchführung zur Gewinnermittlung für kleine Unternehmen vollkommen ausreichend. „Sie ist wesentlich simpler und günstiger als eine Bilanz mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Wenn Sie ein Gewerbe betreiben, haben Sie diese Möglichkeit allerdings nur bis zu bestimmten Gewinn- und Umsatzzahlen – also behalten Sie Ihre Zahlen stets im Blick.“

Doppelte Buchführung

Im Gegensatz zu Freiberufler:innen, Einzelunternehmen oder Kleingewerben haben Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs die Pflicht zur doppelten Buchführung. Sie müssen zur Gewinnermittlung am Ende des Jahres eine Bilanz erstellen und dafür im laufenden Geschäftsjahr alle Geschäftsvorfälle zweimal erfassen. Sie dokumentieren, auf welchem Konto eine Bewegung stattfand und wozu Sie das Geld eingesetzt haben (Konto und Gegenkonto). Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben erst dann eine Pflicht zur doppelten Buchführung, wenn sich der Umsatz des letzten Geschäftsjahres auf mindestens CHF 500'000 beläuft.

Dafür ist die Zusammenarbeit mit Fachleuten zu empfehlen, denn Fehler können in diesem Fall zu ernsten Problemen mit den Behörden führen.

Mehrwertsteuer

Abgesehen von den Einnahmen und Ausgaben müssen Sie, wenn Sie mehr als CHF 100‘000 Umsatz im Jahr generieren, bei der ESTV auch die Höhe der Mehrwertsteuer angeben und sich dafür registrieren lassen. Von da an reichen Sie bei der ESTV in der Regel einmal im Quartal Ihre Mehrwertsteuererklärung ein.

Vorsteuererstattung

Das Schweizer Mehrwertsteuersystem ermöglicht es Ihnen, im Rahmen des Vorsteuerabzugs eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer zu beantragen – sofern Sie diese Mehrwertsteuer für Dinge entrichtet haben, die Bezug zu Ihrem Unternehmen haben.

Zum Verständnis klären wir im Vorfeld eine wichtige Begrifflichkeit, die Vorsteuer: Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Mehrwertsteuer, die Sie für Waren und Dienstleistungen entrichten, die Sie für Ihre unternehmerische Tätigkeit benötigen. Beantragen Sie die Rückerstattung der entrichteten Vorsteuer, können Sie Ihre Umsatzsteuerschuld verringern. Das ist Ihnen möglich, wenn…

…Sie Ihr Unternehmen in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registriert haben.

…Sie die erworbenen Waren und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit nutzen.

…Sie über die gültigen Rechnungen samt ausgewiesener Mehrwertsteuer für diese Ausgaben verfügen.

Kleinunternehmerregelung

Diese Vorschriften haben allerdings keine Geltung, wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreifen. Die Anerkennung als Kleinunternehmer:in müssen Sie bei der ESTV beantragen. Gibt diese Ihrem Antrag statt, müssen Sie auf Ihren Rechnungen künftig keine Mehrwertsteuer mehr ausweisen, können aber auch keine Vorsteuer mehr zurückfordern. Die Abgabe der Mehrwertsteuererklärung bleibt aber dennoch Pflicht. Sie können die Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn Ihr jährlicher Umsatz CHF 100'000 nicht überschreitet.

Ob es pauschal sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, findet Simone Althier schwer zu beantworten: „Lassen Sie sich hinsichtlich der Vor- und Nachteile steuerlich beraten und treffen Sie auf diese Grundlage Ihre Entscheidung. Bedenken Sie ausserdem, dass die Kleinunternehmerregelung an bestimmte Umsatzhöhen gebunden ist und Sie Ihre Wahl auch nur bedingt treffen können.“

Einkommensteuererklärung

Ob Kleinunternehmer:in, Gewerbetreibende:r oder Freelancer:in: Sie alle sind verpflichtet, eine Einkommenssteuererklärung einzureichen. Die Basis dafür bildet die Milchbüechlirechnung. Mit Ihr ermittelt die ESTV den erwirtschafteten Gewinn eines Jahres und wie viel von Ihrem Einkommen Sie versteuern müssen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen die Zusammenarbeit mit einer/einem Steuerberater:in ans Herz legen. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig und an der richtigen Stelle angegeben werden. Ausserdem besteht die reelle Chance, dass Fachleute noch etwas Einsparpotenzial an verschiedenen Stellen entdecken.

Doch was benötigt die ESTV nun konkret, um Ihre Steuerlast zu berechnen?

Unterlagen für das Finanzamt

Ganz gleich, welche Art der Buchführung Sie nutzen: Die ESTV benötigt jedes Jahr einige Unterlagen zur Berechnung Ihrer Steuern. Dazu gehören:

• Milchbüechlirechnung
• Gegebenenfalls Vorsteuererstattung
• Gegebenenfalls Mehrwertsteuererklärung
• Einkommenssteuererklärung

Das Erstellen dieser Unterlagen mag erst einmal viel Arbeit bedeuten. Doch wenn Sie Ihre Finanzen systematisch dokumentieren, Belege und Dokumente regelmässig ordnen und sinnvoll aufbewahren und sich nicht scheuen, Hilfe durch unterstützende Tools oder in Form einer/eines Steuerberater:in in Anspruch zu nehmen, wird Ihnen die Buchhaltung gleich wesentlich einfacher von der Hand gehen.

Für den Fall, dass Sie sich das Thema Buchhaltung mit elektronischer Unterstützung ein wenig erleichtern möchten, werfen wir zum Abschluss noch einen Blick auf verfügbare Tools.

Buchhaltung durch externe Steuerberater:innen: Sinnvoll oder unnötig?

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, für Ihre Buchhaltung externe Hilfe heranzuziehen. Für welches Business das eine sinnvolle Option ist, ist letzten Endes eine Einzelfallentscheidung. Simone Althier hat die Erfahrung gemacht, dass die meisten Freelancer:innen und Selbständigen diese Tasks früher oder später auslagern – entweder teilweise oder gleich komplett.

„Wenn das Business wächst, haben Viele weder Zeit noch Lust, sich mit Ihrer Buchhaltung auseinanderzusetzen. Allerdings sind auch keine Kapazitäten vorhanden, jemanden einzustellen. Da ist es ein logischer nächster Schritt, jemanden zu engagieren, die/der die laufende Buchhaltung erledigt, während ein:e Steuerberater:in sich um steuerliche Angelegenheiten kümmert.“

Die Bilanzbuchhalterin empfiehlt generell, dass Fachleute zumindest einen Blick auf Ihre Buchhaltung werfen, um zu gewährleisten, dass sämtliche Angaben korrekt sind.

„Fachleute tun nichts anderes, als sich mit dieser Materie zu beschäftigen und können so auch gewährleisten, dass die aktuellen gesetzlichen Grundlagen erfüllt sind. Ich nehme zum Beispiel über das Jahr verteilt an verschiedenen Fortbildungen teil, um meinen Wissensstand aktuell zu halten. Trotzdem ist es für Freelancer:innen und Selbständige natürlich ratsam, sich auch selbst mit diesen Themen zu beschäftigen und sich zumindest ein Grundlagenwissen anzueignen.“

Typische Fehler bei der Buchhaltung

Auf diese Weise vermeiden Sie bereits den ersten typischen Fehler, der Simone Althier während Ihrer beruflichen Laufbahn immer wieder begegnet: Viele Freelancer:innen und Selbständige beschäftigen sich zu wenig mit dem Thema Buchhaltung. Das bietet jede Menge Raum für Fehler.

Fehlendes Wissen kann sich auch folgendermassen äussern:

• Falsches/unvollständiges Ausstellen von Rechnungen
• Falsches erfassen von Steuersätzen
• Kein Überblick über Einnahmen und Ausgaben
• Mangelnde Sorgfalt
  • Die Buchhaltung bleibt über Monate liegen
  • Keine saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben.

All das resultiert oft in ein gewisses Mass an Selbstüberschätzung beziehungsweise ein Unterschätzen des Buchhaltungsaufwands.

„Es gibt mittlerweile einige Buchhaltungsprogramme, bei denen es sehr leicht ist, die Buchhaltung selbst zu machen. So entsteht aber auch die Illusion, keinen grossen Wissensschatz zu benötigen. Doch so simpel die Materie durch die digitale Unterstützung auch erscheint – sollte man sich dennoch mit den Grundlagen beschäftigen, egal ob man sich zusätzlich noch externe Unterstützung holt oder nicht.“

Denn spätestens, wenn es daran geht, Rechnungen nach unterschiedlichen Steuersätzen aufzuteilen oder grenzüberschreitende Geschäfte abzuschliessen wird schnell klar, wie wichtig es ist, sich intensiv mit der Materie auseinanderzusetzen und die Komplexität nicht zu unterschätzen.

Buchhaltungstools für Freelancer:innen und Selbständige

Die passende Buchhaltungssoftware ist nicht nur eine wertvolle Unterstützung für Freelancer:innen und Selbständige, sondern bietet auch jede Menge Zeitersparnis. Anbieter:innen wie Sevdesk oder Lexoffice ermöglichen es, Ihre Buchhaltung einfach und schnell online zu erledigen. Der nötige Funktionsumfang variiert dabei abhängig von Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.

Themen wie die doppelte Buchführung spielen für Freelancer:innen beispielsweise keine Rolle. Daher reicht in diesem Fall ein überschaubares Buchhaltungsprogramm. Auf folgende Features sollten Sie bei Ihrer Wahl Wert legen:

• Digitale Belegverwaltung
• Online-Banking
• Kassenbuch
• Anmeldung zur Vorsteuererstattung mit einer Schnittstelle zu einem Steuerprogramm beziehungsweise zur/zum Steuerberater:in
• Milchbüechlirechnung erstellen
• Zeiterfassung für Kundenaufträge
• Rechnungsfunktionen und integriertes Customer Relationship Management (CRM)
• Nutzung der Software per App

Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware ist definitiv auch für Freelancer:innen empfehlenswert – selbst wenn bezüglich der Buchhaltung verhältnismässig überschaubare Anforderungen an sie gerichtet werden. Sie können sich auf diese Weise dennoch das Leben erheblich erleichtern und Einnahmen wie Ausgaben stets im Blick behalten. Abgesehen davon bietet die Nutzung einer Buchhaltungssoftware noch viele weitere Vorteile:

• Sie können sehr schnell Ihre EÜR auf Basis der eingegebenen Rechnungen und Belege erstellen.
• Das Bearbeiten von Rechnungen erfolgt einfach und geordnet.
• Sie können Ihre Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach übertragen.
• Die digitale Belegerkennung ermöglicht die systematische Ablage an einem Ort.
• Sämtliche wichtige Unterlagen lassen sich leicht an die/den Steuerberater:in übertragen.

Buchhaltung für Freelancer:innen und Selbständige: Ihr Weg zum Erfolg

Selbst wenn Sie sich nicht für Ihre Buchhaltung erwärmen können, so hat Ihnen dieser Artikel doch hoffentlich eines gezeigt: Sie können sich den Umgang mit dem Thema Buchführung dennoch um Einiges erleichtern. Schaffen Sie regelmässig Ordnung, behalten Sie den Überblick und nehmen Sie Unterstützung in Anspruch. So werden Ihre Finanzen nicht mehr zur lästigen Pflicht und Sie haben einen wichtigen Schritt getan auf dem Weg zum langfristig erfolgreichen und wirtschaftlichen Business.